Järjestäjä/rekisterinpitäjä
Åbo Akademi (Y-tunnus 0246312-1)
Tuomiokirkontori 3
20500 TURKU
it2026@abo.fi
Henkilötietojen käsittelijä
Certia Oy, Certia Events (Y-tunnus 2327422-3)
Assistentinkatu 5, 20500 Turku, Finland
Puh. + 358 (0)40 565 6716
Sähköposti: events@certia.fi
Järjestäjä on antanut Certia Eventsille tehtäväksi tapahtuman käytännön järjestelyt, ja siten Certia Events toimii henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.
Mihin henkilötietoja käytetään ja miten?
Sähköisen ilmoittautumisen kautta sinulta kerätään tietoja, joita tarvitaan tapahtuman järjestämiseen ja toteuttamiseen, kuten tapaamisten, logistiikan, sisäänkirjautumisten ja maksuliikenteen asianmukaiseen toteuttamiseen. Tietojasi käytetään myös tapahtumaa koskevan viestinnän toteuttamiseen ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Keräämme vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä näiden palvelujen tarjoamiseksi.
Henkilötietojasi käsitellään siinä laajuudessa kuin Certia Events on sopinut kanssasi tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Allergiatietoja käsitellään suostumuksellasi, jotta ne voidaan huomioida tarjoiluissa.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tapahtumaan osallistumista koskevan sopimuksen täytäntöönpano.
Minkä tyyppisiä tietoja kerätään?
Keräämme seuraavia tietoja:
– nimi ja yhteystiedot
– jos osallistut organisaation tai yrityksen edustajana, tehtävänimike sekä organisaation/yrityksen nimi
– tiedot ruoka-aineallergioista
– jos osallistut opiskelijana, todistus opiskelijastatuksesta
– laskutusosoite (jos kyseessä on maksullinen tapahtuma).
Tapahtuman luonteesta riippuen voimme kerätä myös muita tapahtuman toteuttamisen kannalta olennaisia tietoja.
Miten kauan tietoja säilytetään?
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittelytarkoitus tai lainsäädäntö edellyttää. Tarkastamme rekisterimme vuosittain ja tarpeettomat tiedot poistetaan.
Rekisterinpitäjällä on tämän ilmoituksen ehtojen mukaisesti oikeus säilyttää tietoja tarvittaessa myös tapahtuman jälkeistä viestintää varten.
Keille tietojasi voidaan luovuttaa?
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tapahtuman toteuttamisen kannalta tarpeellisille yhteistyökumppaneille, kuten konferenssi- ja tapahtumatiloille, hotelleille ja ravintoloille sekä tapahtuman järjestäjälle, joka toimii rekisterinpitäjänä.
Kaikki henkilötiedot käsitellään turvallisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaan. Henkilötietojasi ei luovuteta muille eikä siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle ilman suostumustasi. Certia Events pyrkii käyttämään liiketoiminnassaan palveluntarjoajia ja palveluja, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:ssa ja ETA-alueella. Koska Certia tekee kansainvälistä yhteistyötä, yhteistyökumppaneinamme saattaa joissakin tapauksissa olla palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisessa tapauksessa henkilötietojen siirto ja käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 45 §:n mukaiseen EU komission vastaavuuspäätökseen, tai muuhun vastaavaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiseen hyväksyttyyn siirtoperusteeseen. Certia noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä tietosuojan riittävyyttä ja asianmukaisia suojatoimia koskevia vaatimuksia, jotka koskevat henkilötietojen siirtoa EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Tapahtuman toteuttamisessa käytetään tapahtuma-alustaa tai -sovellusta. Osallistujien sähköpostiosoitteet luovutetaan tapahtuma-alustan palveluntarjoajalle, jotta osallistujille voidaan tarjota pääsy tapahtumaan liittyvään viestintään, ohjelmaan ja muuhun materiaaliin. Palveluntarjoaja käsittelee tietoja tapahtuman järjestäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä.
Kaikki henkilötiedot käsitellään turvallisesti ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman siirrolle olevaa lainmukaista perustetta.
Jos haluat lisätietoja, ota yhteyttä Certia Eventsiin sähköpostitse (events@certia.fi).
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Henkilötietosi kerätään, kun ilmoittaudut tapahtumaan. Ilmoittautumisen yhteydessä voit antaa suostumuksesi osallistumisesi julkaisemiseen esim. osallistujaluetteloissa, verkkosivuilla ja sovelluksissa. Sähköpostiosoitteen luovuttaminen tapahtuma-alustalle ei tarkoita automaattisesti osallistujaluetteloon kuulumista.
Mikäli et anna ilmoittautumisessa pyydettyjä tietoja, ilmoittautumistasi ei voida käsitellä.
Kuinka henkilötietosi suojataan?
Sähköiset tiedot säilytetään IT-järjestelmissä, jotka on suojattu luvattomalta käytöltä muun muassa salasanoilla ja käyttöoikeusrajauksilla. Käyttöoikeudet myönnetään vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.
Paperimuotoisia tietoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on rajoitettu pääsy.
Mitkä ovat oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus
– peruuttaa suostumuksesi
– pyytää tietoja henkilötietojesi käsittelystä
– tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot
– vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
– vaatia henkilötietojesi poistamista
– rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
– vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
– peruuttaa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
Yhteystiedot
Voit peruuttaa suostumuksesi tai kysyä henkilötietojesi käsittelystä milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa events@certia.fi
Tämä tietosuoja on päivitetty viimeksi 2.3.2026.
