Tietosuojaseloste

Järjestäjä / rekisterinpitäjä:

Vaasan yliopisto
Wolffintie 32
65200 VAASA
Y-tunnus 0209599-8
Puhelin: 029 449 8000
Sähköposti: tietosuoja@uwasa.fi

Järjestäjän yhteyshenkilö:

Ari Hovila
ari.hovila@uwasa.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Sähköposti: tietosuojavastaava@uwasa.fi
Puhelin: 029 449 8060

Henkilötietojen käsittelijä

Certia Oy, Aboa Events (Aboa) (y-tunnus: 2327422-3)
Werstas, Tykistökatu 4, 20520 Turku
Puh. 040 565 6716
Sähköposti: aboaevents@certia.fi

Yhteyshenkilö:

Gunilla Sjöberg
Puh. 040 515 1537
Sähköposti: gunilla.sjoberg@certia.fi

Järjestäjä on antanut Aboalle tehtäväksi tapahtuman käytännön järjestelyt ja siten Aboa toimii henkilötietojen käsittelijänä tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Rekisterien nimet

Korkeakoulujen IT-päivien 13.-14.11.2024 osallistujat

Korkeakoulujen IT-päivien 13.-14.11.2024 näytteilleasettajat

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät Vaasan yliopiston järjestämän korkeakoulujen IT-päivien toteutukseen 13.-14.11.2024.

Henkilötietoja käytetään tapahtuman tiedottamiseen (ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen), tapahtumajärjestelyihin, ml. tapahtumaan kuuluvat ruokailut, sekä tapahtumaa koskevan maksuliikenteen järjestämiseen. Ainoastaan palvelujen tarjoamiseen tarvittavat tiedot kerätään.

Henkilötietoja voidaan julkistaa, mikäli ilmoittautumisen yhteydessä on näin Aboan kanssa sovittu. Allergiatietoja käsitellään suostumuksella, jotta ne voidaan huomioida tarjoiluissa.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on osallistujan suostumus.

Henkilötietojen käsittelynoikeusperuste

Henkilötietojen oikeusperusteita on:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisteripitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Tietosisältö ja säilytysajat

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

• nimi ja yhteystiedot
• tiedot siitä, edustaako osallistuja jotakin organisaatiota tai yritystä; tällöin myös asema ja organisaation/yrityksen nimi
• tiedot ruoka-aineallergioista
• laskutusosoite.

Muitakin olennaisia tietoja voidaan kerätä, jos tapahtuman luonne ja sen toteuttaminen sitä edellyttävät.

Henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita ko. tapahtuman toteuttamiseen tai sen jälkihoitoon, noudattaen Vaasan yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa tai muita viranomaissäädöksiä.

Maksuliikenteen osalta henkilötietojen säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin.

Tietojen siirto tai luovuttaminen

Vaasan yliopisto käyttää ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää Certia Oy, Aboa Events, joka käsittelee henkilötietoja Vaasan yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Vaasan yliopisto voi luovuttaa henkilötietoja muille järjestelyissä mukana oleville tahoille (kuten konferenssi- tai kokouspaikoille, hotelleille ja ravintoloille), mikäli se on tapahtumajärjestelyiden kannalta tarpeellista. Muutoin henkilötietoja ei siirretä Vaasan yliopiston ulkopuolelle.

Kaikki henkilötiedot käsitellään turvallisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaan.

Jos haluat lisätietoja, ota yhteyttä Aboaan sähköpostitse (aboaevents@certia.fi).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia

henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

• Manuaalinen aineisto
  • Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain
    niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.
  • Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
• Automaattisesti käsiteltävät tiedot
• Kaikki tietojenkäsittely perustuu käyttöoikeuksiin, jotka riippuvat henkilön roolista ja asemasta organisaatiossa, sekä tarvittaessa erikseen kunkin rekisterin vastuutahon myöntämiin käyttölupiin. Käyttöoikeuksien voimassaolo tarkistetaan säännöllisesti.
• Tietotekniset järjestelmät ja palvelut on suojattu alan hyvien käytäntöjen mukaisesti asiattomalta pääsyltä, niiden toimintakyky on tarvittavassa määrin varmistettu ja niiden elinkaari on hallittu.

Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
• oikeus vaatia, että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
• oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• rajoittaa ja vastustaa käsittelyä, jos
  • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
  • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@uwasa.fi

Muut informoitavat asiat

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Vaasan yliopisto kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.

Merkittävissä muutoksissa, joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.

Tämä tietosuojailmoitus on viimeksi päivitetty 20.3.2024