Tietosuojaseloste

Voimassa alkaen 11.11.2024

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät Tampereen yliopiston järjestämän korkeakoulujen IT-päivien toteutukseen 11.-12.11.2025.

Henkilötietoja käytetään tapahtuman tiedottamiseen (ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen), tapahtumajärjestelyihin, ml. tapahtumaan kuuluvat ruokailut, sekä tapahtumaa koskevan maksuliikenteen järjestämiseen. Ainoastaan palvelujen tarjoamiseen tarvittavat tiedot kerätään.

Henkilötietoja voidaan julkistaa, mikäli ilmoittautumisen yhteydessä on näin Certia Oy:n (Aboa Events) kanssa sovittu. Allergiatietoja käsitellään suostumuksella, jotta ne voidaan huomioida tarjoiluissa.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksenä on osallistujan suostumus.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

• nimi ja yhteystiedot
• tiedot siitä, edustaako osallistuja jotakin organisaatiota tai yritystä; tällöin myös asema ja organisaation/yrityksen nimi
• tiedot ruoka-aineallergioista
• laskutusosoite.

Muitakin olennaisia tietoja voidaan kerätä, jos tapahtuman luonne ja sen toteuttaminen sitä edellyttävät.

Henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita ko. tapahtuman toteuttamiseen tai sen jälkihoitoon, noudattaen Tampereen yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa tai muita viranomaissäädöksiä.

Maksuliikenteen osalta henkilötietojen säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin.

Miksi saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen oikeusperusteita on:

1. rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b);
3. käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisteripitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Mistä saamme käsittelyssä tarvittavat henkilötietosi?

Henkilötietosi kerätään suostumuksellasi, kun rekisteröidyt tapahtumaan verkossa täytettävän rekisteröintilomakkeen kautta. Rekisteröitymisen yhteydessä voit antaa suostumuksesi tai kieltää nimesi julkaisemisen osallistujalistoilla, verkkosivuilla, sovelluksissa jne.

Jos et anna rekisteröitymisen yhteydessä pyydettyjä tietoja, Aboa Events ei voi hyväksyä rekisteröitymistäsi eikä kirjata sinua osallistujaksi.

Henkilötietojesi käsittelijät ja luovutukset

Tampereen yliopisto käyttää ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää Certia Oy, Aboa Events, joka käsittelee henkilötietoja Tampereen yliopiston lukuun toimeksiantosopimuksen perusteella.

Tampereen yliopisto voi luovuttaa henkilötietoja muille järjestelyissä mukana oleville tahoille (kuten konferenssi- tai kokouspaikoille, hotelleille ja ravintoloille), mikäli se on tapahtumajärjestelyiden kannalta tarpeellista. Muutoin henkilötietoja ei siirretä Tampereen yliopiston ulkopuolelle.

Kaikki henkilötiedot käsitellään turvallisesti voimassa olevan lainsäädännön mukaan.

Jos haluat lisätietoja, ota yhteyttä Aboa Eventsiin sähköpostitse (aboaevents@certia.fi).

Siirrämmekö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle?

Emme siirrä henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötiedot poistetaan, kun tietoja ei enää tarvita ko. tapahtuman toteuttamiseen tai sen jälkihoitoon, noudattaen Tampereen yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmaa tai muita viranomaissäädöksiä.

Maksuliikenteen osalta henkilötietojen säilytysaika perustuu kirjanpitolakiin.

Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

• Oikeus suostumuksen peruuttamiseen (Tietosuoja-asetus EU 679/2016, artikla 7,3.)
  Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelymme lainmukaisuuteen.
• Tietojen tarkastusoikeus (artikla 15)
  Sinulla on oikeus tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään ja mitä tietoja sinusta on tallennettu. Useassa hakeutumiseen liittyvässä järjestelmässä voit kirjautuneena tarkastella sinusta tallennettuja tietoja itse.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
  Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan.
• Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
  Tietojen käsittelyn perusteesta riippuen sinulla voi olla oikeus saada henkilötietosi poistettua korkeakoulun rekisteristä. Tällaista oikeutta ei ole esimerkiksi niissä tapauksissa, joissa henkilötietojesi käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai korkeakoululle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten (artikla 17, kohta 3b).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
  Sinulla voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes tietosi tai sen käsittelyn peruste on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
  Sinulla on oikeus saada korkeakoululle toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle korkeakoulun sitä estämättä. Tämä oikeus koskee tilanteita, joissa tietojen käsittely on automaattista ja perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Oikeus ei koske esimerkiksi sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta korkeakoulun henkilörekistereihin liittyen.
• Vastustamisoikeus (artikla 21)
  Henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseesi perustuen sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittelyn peruste on yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen, julkisen vallan käyttäminen tai korkeakoulun oikeutettu etu. Tässä tapauksessa tietojasi voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.
• Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
  Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tämän lisäksi sinulla on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Puh. 029 566 6700

www.tietosuoja.fi

Yhteydenotto henkilötietosuojaan liittyvissä kysymyksissä

Toimita tarvittaessa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen liittyvä pyyntösi sähköisenä yliopiston asiointisähköpostiin tau@tuni.fi tai paperipostina osoitteeseen

Tampereen yliopisto
33014 Tampereen yliopisto

Rekisterinpitäjänä henkilötietojesi käsittelystä vastaa

Tampereen korkeakoulusäätiö sr
33014 Tampereen yliopisto
Kalevantie 4, 33100 Tampere
Y-tunnus 2844561-8

Yhteyshenkilönä rekisteriä koskevissa asioissa toimii

Mandi Hakala
IT Päällikkö, IT Kehityspalvelut
Tampereen yliopisto
P. +358 (0) 294 5211

Tietosuojavastaavan tavoitat

dpo@tuni.fi